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ajivanet
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#1  让你在有限的时间内完成最多的任务Life balance 使用介绍

让你在有限的时间内完成最多的任务Life balance 使用介绍
本贴十有八九是抄的,如有雷同,一定不是巧合

Life Balance新手入门(上)

前言

Life Balance是一套非常棒的Palm软件,它最大的效用在于提升你的办事效率,让你在有限的时间内完成最多的任务,除此之外,更让你在工作、家庭、健康及休闲等你设定的人生目标中取得平衡。因为本新手入门是完全针对新手(没使用过、不会使用)立场而写的,建议大家手拿着机子,一面看本入门教学,一面立即实地操作,可以让你更快进入状况。
 
使用逻辑介绍

初看Life Balance这套软件,很多人一开始常让人摸不着头绪,更不知如何下手应用,追本溯源就在于新手不了解此软件的运作方式及其逻辑,在此就先做个简单的逻辑介绍,帮助你尽快登堂入室!

A. 在我们的一生中总有许多希望目标想达成,例如工作(Work)、家庭(Home)、健康(Heath)及休闲(Leisure)等,而达成上述的目标则有赖我们一点一滴地付出心力(Effort)去完成,而我们要付出心力去作的事就称之为任务(Task)。一个目标的实现需要许多做任务,一个长久而大的任务又可以细分为许多次任务(Subtask),再细分为次次任务……,你可以在大纲(Outline)里面检视所有的任务(图),而这些任务等待着我们去做,我们可通称其为待办事项(To Do List)。

B.面对那么多要做的待办事项,哪一项要先做、哪一项可以稍后再做才是最有效率的、可以最节省你的时间,其优先级取决下列四要素:

1.地点(Places)

你身在何处就做完那个地点要做的事,就无需再跑第二趟,再来附近的事情也可以一并办妥,甚至你身处于哪种场合或是精神萎靡的状态时,都可以告知此时你做什么事最适当。

2.时间、时段(Time、Hours)

除适时的提醒你去办事外,也只有在办事地点的营业时间内才提醒你,免得你在人家打烊的时间到了才去办,又是白跑一趟。

3.重要性(Importance)

重要的事情提醒你先做,不重要的事情就慢慢来喽!

4.耗费心力付出(Effort)的程度

唾手可得的事情先做,像立志当总统、登陆月球抓玉兔的高难度事情就慢一点做!
C. Life Balance 会依据上述四要素自动算出你的最优先的待办事项,依优先级由上往下排列,来提醒你什么要先做、什么要后做 (详图2),你还可以按下更新钮(Update),随时得知掌握当下最应该先做的事。

D.当你完成待办事项、任务时,Life Balance会将你已完成的任务(所投入的心力)依据其归属在大纲中的主要目标,记入平衡(Balance)中的圆饼图(详图3),让你订定的目标(Desired)与实际(Actual)的做比较,看看是否太专注于工作而忽略了家庭、忘了多休闲一下,而藉以检视你的人生(Life)是否平衡(Balance)。

地点资料建立

继Life Balance逻辑简介后,我想大家对其应有初步的了解,而接下来所要谈的部份就是Life Balance的运作核心之一地点(Places)数据库的建立。

Life Balance有别于其它行事历及待办事项软件(例如:ActionName、DateBK4)而极为特殊的一点,就是以地点(Places)来作为区分、管理待办事项(To Do)的依据,也就是说,当你身处于A地,Life Balance它就显示出在A地所有最需要待办的一些事,当你再到B地时,它就显示出在B地所有最需要待办的一些事,若你在家尚未出门而想知道所有要做的事,你就可以点选所有地点(All Places)来知悉所有的待办事项,如此一来无形中就可以提升你的办事效率,不会重复多跑几个办事地点。

而为了我们未来在输入任务(Task)内容时,可以用三角箭头下拉而轻易选取各个执行任务、待办事项的地点(图),

所以使用Life Balance软件前最好先建立地点的数据库,用Step by Step的方式说明如下:

A.首先我们先点选主画面右上角的圆圈来进入地点画面(图),


按下新增钮(New)随之进入下一画面地点细节 - 涵盖(Place Details-Includes),再点选时段设定(Hours)卷标来设定地点每周的营业时间,左边是设定星期几,中间是设定每天开始营业时间,右边是设定每天打烊时间,运用左右箭头来调时间。举例而言:若你办事的地点是银行(Bank),


周六及周日营业时间就要设定关闭(Closed),周一到周五设定开始营业时间为9:00am,打烊时间为3:30pm;若你办事的地点是家里,那么周一到周日的时间就要设定为整日(All day)。


B.依上述方法来设定你固定、常去办事(无论是工作或休闲)的地点,而当有两个地点非常接近时,顺道去办一下可能是较有效率的,所以地点细节里亦有一个涵盖设定(Includes)功能,举例而言:若你要去的地点是银行(Bank),而旁边或顺道会经过洗衣店(Dry Cleaners)及杂货店(Grocery Store),那你就可以用「+」符号来使商店街涵盖洗衣店及杂货店


如此一来,当你选择要去银行办事时,Life Balance就会自动将你要去洗衣店及杂货店所要办的事一并列出来提醒你,以节省时间而提高办事效率。

C.另一个附注(Notes)卷标则是用来输入备忘事项


以提醒到此地点时要注意些什么事,例如:到万客隆量贩店要带会员卡,去台塑王品牛排要先预约等,此功能与一般软件的Notes功能一样,就无须多再赘言。



大纲画面操作

继地点资料建立简介后,继续所要谈的部份就是Life Balance的主要核心「任务」(Task)的建立与设定,因为此部份极为繁琐,却为本新手入门连载的精华所在,所以会花较长的篇幅来介绍它。

A.目标及其任务的建立
首先,点选主画面右上方左边第一个选项来进入大纲(Outline)画面,预设的主要目标有工作(Work)、家庭(Home)、健康(Heath)及休闲(Leisure)等四项,当然你也可以按平阶新增钮(左下第一个钮)来新增其它目标,例如爱情、学习及投资等。若你要新增主要目标的任务,你也可以按下阶新增钮(左下第二个钮)来新增任务,例如:工作(Work)目标的任务是完成X作业,而要完成X作业则有赖于Y及Z作业的完成,你可以将触控笔点选在工作(Work)目标上(出现闪烁的光标),然后按下阶新增钮(出现反白新任务(New Task)文字),将反白文字改为X作业,同此方法,点触在X作业上(出现闪烁的光标),按下阶新增钮来建立Y作业,而建立与Y作业同阶的Z作业,则由按平阶新增钮来完成,因此我们可知任务前有三角箭头者,其下必有次任务(subtask)可供展开(详图9)。


B.目标及其任务的移动

当你觉得目标的任务归属错误(例如:Z作业被归属在休闲目标下),可以将触控笔点触在Z作业上(出现闪烁的光标),然后拖曳到工作目标下。若想提升或降阶Y作业层级,亦只要向左或向右拖曳即可。

C.目标及其任务的复制

若你想复制同阶的任务(文字叙述、条件一样)时,将触控笔点触在任务上(出现闪烁的光标),下拉选单(Menu)/任务(Task)/复制(Duplicate),即可复制一模一样的任务。

D.目标及其任务的删除

任务的删除有两个方法,一个是将触控笔点触在任务上(出现闪烁的光标),下拉选单(Menu)/任务(Task)/删除(Delete),即可删除任务。另一个方法就是按任务细节钮(右下钮)进入下一个画面再按删除(Delete)。

E.目标及其任务全部展开及收缩
若你想清理画面只剩下主要目标或想检视目标的全部任务,你可以下拉选单(Menu)/任务(Task)/全部收缩(Collapse All)或全部展开(Expand All),来收缩及展开任务。
 
任务的建立与设定
此外也许有人可能会问,大任务要拆分为小任务,小任务要拆分为小小任务等,那任务究竟要拆分到多细才好呢?笔者想应该完全依个人的需求为准,不过在此建议一个参考标准「若完成一个任务会花费超过一个下午的时间,你就应该考虑将它拆开成更细的任务」,以上可供你细分任务时参考。再来要谈任务(Task)的建立及其每一个卷标(Tab)的功能介绍,这是Life Balance最复杂的地方,却也是其核心所在。
首先,点选主画面右上方左边第一个选项来进入大纲(Outline)画面,点触画面下方的新增钮(New),随之出现反白的新任务(New Task)

在点触右下的细节钮(Detail),随之进入下一个任务细节画面


画面上方的虚线处就是让你输入任务的简述(建议:越短越好,文字最好不要超过两行,文字超过两行则会有当机之虞),输入完任务简述后,现在就针对下方的每一个卷标功能略述如下:
A.一般(General)

在画面中有一条滑杆(slider),这是让你设定任务的重要性(Importance),在最右边是重要性最高的,在最左边是不具重要性的(强烈建议:不要设在最左边),重要性越高,Life Balance就会将此任务设定为优先任务,显示任务在待办事项的上方(详图二),善用此项设定才能发挥Life Balance奥妙的功能。下面的地点(Place)下拉选单则是让你选择执行此任务的地点,地点之相关功能、设定,请详前述地点资料建立说明。

B.时间(Time)


任务发生(Happens)的频率、依据,可分为一次(Once)、规律性(Routinely)、依到期日(By due date)及依行事历(By Date Book)等四类,而由上述四项分类会再延伸出不同的细部设定,兹将四项分类设定及依序完成次任务(Complete subtasks in order)勾选框功能详述如下:

a.一次(Once)


你可以完全依字面上来看,就是此任务只做一次而不会再重复,例如买辆车及结婚等只会做一次的事(或是短时间内不会再做的事),你就可以设定为此选项。
b.规律性(Routinely)


你也可以完全依字面上来看,就是此任务是有规律地重复发生,例如保险业务员每月定期到客户那里收取保费,你就可以设定发生频率为规律性/每1月,而前置时间(Lead time)则是设定你完成此任务所需时间,同上保险业务员例子,到了客户那里收保费,常常需要和客户哈啦打屁1小时才可以收到保费,那就将前置时间设为每1小时。而若有指定特殊的日期,建议就采用以下的两种模式较为妥当。

c.依到期日(By due date)

你必须要设定任务须完成的期限时间是几月几日、几时几分,例如十一月二十九日下午六点要买生日礼物送人,到三商百货买礼物大约需要逛30分钟,则日期、时间设定为十一月二十九日下午六点,前置时间设定为30分钟,则在愈接近十一月二十九日下午五点30分时,买生日礼物的任务将自动逐渐提升重要性,而成为你的优先待办事项。

d.依行事历(By Date Book) (详图18)

在选择依据行事历选项中,若你原本记在行事历中的事件是设定重复发生(repeat),则下次(Next)选单旁会出现下次行程时间,若没有设定重复发生的事件,则只会出现未在行事历里(Not in Date Book)字眼。下面的行事历(Date Book)旁有两个按钮,按增加(Add)钮后会出现另一个窗口来选填日期及时间

增加完成后,此任务将会同时显示在你的其它行事历应用程序上(例如:ActionName或内建的Date Book)藉以提醒你。按另一个开启(Open)钮后则立即进入你的其它行事历应用程序上(例如:ActionName或内建的Date Book)。前置时间设定则一样同上所述,就不再赘言了。

e.依序完成次任务(Complete subtasks in order)

简单举例来说最清楚,K任务项下有两个平阶任务X及Y(X在Y之上),而X又有下阶次任务(subtask)Z。

K 任务
---X 任务
---------Z 任务
---Y 任务
若你勾选K任务依序完成次任务勾选框的话,则只有Z次任务完成(连带X任务完成)时,Y任务才会出现在待办事项中,此功能适用于非得先将Z任务完成之后,否则你无法做Y任务时所做的控管,对于一般任务,建议不要勾选。

C.心力付出(Effort)

本项卷标是要设定你估计完成此任务所需耗费的心力付出值(Effort),换句话说,就是任务的困难度,它与上述设定重要性(Importance)的逻辑是很相似的,唯截然不同的是心力付出值越低,Life Balance反而会将任务设定为优先任务。其结果导致简单的任务先做,困难的任务后续再做,所以有人强烈地提醒Life Balance使用者,本软件不宜做项目管理,以免误了时效性,其原因就在于此。然避开有时效性的项目管理而只做一般生活、工作的效率提升,Life Balance就真是Palm user的唯一选择。

D.附注(Note)
另一个附注(Note)卷标则是用来输入备忘事项,以提醒此任务要注意些什么事,此功能与一般软件的Note功能一样,就无须多再赘言,唯需注意的是,任务的附注与地点的附注是不同的。

下拉选单及偏好设定
经过前面任务的细部设定介绍后,想必大家对Life Balance任务的基本操作应有一定程度的了解,接下来要谈的是下拉选单及偏好设定:

A.下拉选单(Menu)

基本上并不会每一项都介绍,只会挑一些重要、特殊的来谈,而以往已经介绍过的、其它与一般Palm软件相同基本功能的,就不再赘言了。(以下各项是点触手写区左边下面的下拉选单来进行)

a.在大纲画面/任务(Task)/连结行事历(Link with Date Book)


此功能是针对已经存在行事历的约会或事件,你若想要将它连结到Life Balance里(方向:从行事历连结到Life Balance),就可以选用此选项。而若是新的任务要与行事历连结(方向:从Life Balance连结到行事历),就可以在新增任务时的时间(Time)卷标中,发生选项中选择依行事历(By Date Book)即可,操作说明请详前述任务设定。
b.在大纲画面/任务(Task)/容许再汇出(Allow re-export)
一般而言,假如任务被汇出到内建的待办事项一次,它就无法再汇出第二次,就算任务已被从内建的待办事项所删除也一样。此此功能容许这个任务及其次任务在下次更新时可被再汇出,所以只要任务还在Life Balance里,你就可以挽救因不小心而删除的任务。
c.在大纲画面/选项(Options)/电话搜寻(Phone Lookup)

完全依据字面上的意义,进入通讯簿中搜查你要的人名、电话相关信息。
d.在待办事项画面
这个画面的下拉选单没什么特殊值的再介绍的,但补充此待办事项画面以前少介绍的功能 - 更新(Update)钮(详图2),就是当你选定不同、新的地点或是变换右上角营业时间时,别忘了要再按一次更新钮,Life Balance才会依你的地点别来更新显示优先的待办事项。
e.在平衡画面/任务(Task)/重置圆饼图切面(Reset pie slices)

若你发现预期的的圆饼图画分不平均,你就可以用此功能将Life Balance圆饼图切片所代表的目标均匀画分,平衡你的人生目标。
f.在平衡画面/任务(Task)/清理(Purge)
已经完成的任务累积越来越多,在大纲画面及平衡画面看起来十分碍眼,想自动把它清除就可以点击此清理(Purge)功能,接着设定你要清除完成超过几天前的任务,再按下清除钮后,你所设定之前天数以完成的任务便自动被清除了,而整体画面是不是更清爽了呢!

B.偏好设定(Preferences)
这个功能有些许的复杂,所以我们还是一项一项地来介绍进入偏好设定后的每一个设定。
a.激活(Startup)


此项是设定你每次使用Life Balance软件时,出现的第一个画面,随个人需要而定。

b.行事历(Date Book)

此项设定是选择当你任务发生依据、频率是依据行事历时,按开启钮时连结到那一个行事历软件之用,要注意的是你选择的软件必须是行事历相关的软件。

c.平衡(Balance)

此为设定完成任务多少天后,Life Balance才将它记入圆饼图的切片比例,若你设定的天数越大,实际的圆饼图变化速度就越慢。而下面的滑杆(slider)则是用来调整你待办事项及帮助平衡你预期圆饼图比例的力道(effort)。

d.任务(Tasks)

此画面第一个勾选框为显示前置时间图标(Show lead time icons),也就是沙漏图标,沙漏出现而尚未漏完之图标代表已届临前置时间而未过期时,沙漏漏完代表已过期了(彩色机子另有不同颜色提示,绿色代表尚于前置时间前,黄色代表前置时间内,红色则代表逾期了)。下面的显示附注图标(Show Note icons)及任务预设的重要性(Default importance of tasks),看字面意思就可了解,不再赘言了。

e.待办事项汇入(To Do List import)

简单的说就是将内建待办事项程序中的待办事项复制一份到Life Balance的待办事项里,你必须先打勾勾选框后才会有后续选项,其后选框有汇入已完成的任务(Import completed tasks)及允许删除任务(Allow deletion of tasks),笔者只挑到地点(into Place)及到栏页(into Section)选单介绍,到地点是指其它行事历软件或内建To Do List的待办(To Do)分类汇入依地点别作区分,而到栏页是指待办事项要汇入到大纲中的那一个目标或任务里。


f.待办事项汇出(To Do List export)

此功能刚好与前述待办事项汇入相反,就是将Life Balance的任务依地点别汇出到其它程序(如ActionName或内建的To Do List等)的待办事项,而汇出到那一种类型的待办事项亦有选单可供你选择。


后语
Life Balance是套充满哲理而复杂的软件,是不容易一下子就体会它的好处与奥妙所在,非得经过亲自一点一滴地使用过后才能够心领神会,所以经上述Step by Step简易的教学引领各位入门后,体会及运用Life Balance的修行就在个人了!

2005-11-1 10:56 PM
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