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ajivanet
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#1  进阶 Getting Things Done [ZT]

进阶 Getting Things Done
最近在看Steven Covey 的7 habiits of highly effective people...高效率人群的七种习惯中文版(繁体书名...与成功有约?). 跟大家分享一下我融合GTD, PDA应用的心得, 穿插原文节录的片段.

第一代(1G)时间管理. 使用记事与便条 Notepad,DiddleBug, 仅有将记事与便条记下的事做完, 没有对长期规划的关念
第二代(2G)时间管理. 使用行事历 Datebook, 具备了长期规划的能力, 但是无法在其上分辨什么事情是比较重要的.
第三代(3G)时间管理. 在待办事项 Todo 上加入了优先顺序的概念, 要事第一. 但较不"人性"化.
第四代(4G)时间管理. 个人管理, 兼具前三代的优点, 以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性;强调产品与产能齐头并进,着重第二类(不急迫但重要)事务的完成。


用PDA做时间管理的关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其注重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。


事有轻重缓急。
新一代个人管理理论,将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类--
急迫又重要,不急迫但重要,紧急但不重要,不紧急又不重要。

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。

重点在于"分类处理,优先解决"。

前阵子看的另一本书(水煮三国), 作者将要办的事情用一个虚拟的铁桶子作譬喻(类似GTD的搜集箱)
将四个类型的事务分别比喻成石块, 碎石, 细沙, 水. 四个类型对应的分类如下:

重要
A(碎石型的事务) -急迫又重要
·危机
·急迫的问题
·有期限压力的计划
B(石块型的事务)-不急迫但重要
·发掘新机会
·规划
·改进产能
·建立伙伴关系
·防患于未然
不重要
C(细沙型的事务)-紧急但不重要
·不速之客的接待
·某些信件、文件、电话的处理
·某些会议的出席
·某些必要而不重要的会议、活动
D(水型的事务)-不紧急又不重要
·一些可做可不做的杂事
·一些不必要的应酬
·有趣的活动

铁桶若能依"石块, 碎石, 细沙, 水"的顺序装入的话, 可以达到最"满"(有效率)的效果.
如此比喻瞬间让抽象的概念显得生动了起来


投注更多时间于重要但眼前并尚不急迫之事,才是个人管理之钥。

若要集中精力于当急的要务,就得排除次要事务的牵绊,此时需要有说不的勇气。

事先排妥的行事历,必要时仍须有所更动。只要把握原则,任何调整都心安理得。


单看7-habits这本书可能会觉得陈义过高. 里面讲的第四代时间管理似乎很难达成.
然而, 我认为GTD 的定位应该在3~4G之间, 正为7-habits这本书提出的4G时间管理目标提供了一个很可行的方式.

仔细想想, Covey提出的4G时间管理趋势似乎跟LifeBalance软体的目的相契合. 然而大家也知道, LifeBalance算是出名难"搞定"的软体.

我想, 难"搞定"的原因跟大家对于时间管理的认知有很大的关系吧.


一样米养百样人, 没有谁的时间管理系统是完全一样的, 但是大原则是不会变的

2005-11-1 09:57 PM
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ajivanet
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#2  

A(碎石型的事务) -急迫又重要
B(石块型的事务)-不急迫但重要
C(细沙型的事务)-紧急但不重要
D(水型的事务)-不紧急又不重要

我是用Bonsai进行管理的,建了这四个类别,用不同的颜色显示,一目了然。不过Bonsai不是我的GTD中心,只是用于管理Projects,因为树状目录在需要快速察看的时候不方便。如果ToDo能够支持不同颜色表示就好了。



其实也没有太多好说的,因为关于GTD,讨论了这么多,思想大家都了解了,只是具体实施上有一点差异而已。

因为作为学生,固定时间的事项不多,所以ToDo一直是我PIM的核心,接触了GTD后,根据GTD的概念做了一些微调。

ToDo的unfiled类别是我随手记些想法的地方,配合ToDo DA使用——这很重要,因为常常在浏览其他资料的时候有新的想法,有时需要随手复制一点文字,有DA会很方便。也有人用Diddlebug,也许是因为我用的是Treo 90,输入很方便,就省了涂鸦后整理这一步。Diddlebug用于需要速记的场合,如会议。

unfiled类别里的todo,优先级都是5,没有due date。整理这些todo时,确定todo的具体类别和due date,对于重要的事情,设置较高的优先级,不过大多数todo优先级还是5。

前面说了,我用于计划Project的Bonsai,用不用颜色表示重要和紧急的分类。而Palm上的ToDo增强软件,我还没有找到合适的支持彩色的。不过我的桌面端是outlook,对于优先级高的task,可以用不同的颜色和字体显示,重要的事情先做,一目了然。

另外,建议以ToDo为GTD中心的朋友试试ToDo Plus,Filter功能真的是很好用。




如果您是这样用的话, 换用 "Projects" 会不会比较好呢? 在Projects中建四个计画, 在主页面选"ToDos"就会秀出四个类型的事件.
可惜的只是这软件没桌面端就是了:p


我最近改进我自己的用法是在 ToDo 中将 A,B,C 类型事件对应到 1,2,3. D类的就放4,5. 但才刚试用我也还没有执行地很彻底.

再则我的输入可能不像踏网兄那么快, 所以我文字可表達的部份用 ToDo 或 ToDo DA 輸入, 並立即給分類;
抽象或匆忙中记的就在Diddle中先用画的, 画的部份通常会演变成一个idea. 若是图形有必要就用撷图软体抓下来; 若纪录的是文字则再抄送到ToDO.


我的ToDo类别是从不允许 Unfiled 类别存在的. 有 Unfiled 类别存在代表这些内容还未完成处理, 大脑还没将这条项目归类. 那写进Palm中的东西并没有真正从心中清除掉.

这样做的话踏网兄就得(每天/每周)再空个时间出来专门对每条项目作分类.
不过既然Palm都随身带着, 何不在每记一条时就顺便归类排序哩?
我认为将这对每条项目作分类的工作分散有助于将习惯维持下去:)

(僅供參考, 我已经说过没有谁的时间管理系统是完全一样的,我的意见不见得就适合您的情况 )



gasolin 写道:

如果您是这样用的话, 换用 "Projects" 会不会比较好呢? 在Projects中建四个计画, 在主页面选"ToDos"就会秀出四个类型的事件.
可惜的只是这软件没桌面端就是了:p



的确,有一个优秀的桌面端是我对这类软件的一个基本要求……



我最近改进我自己的用法是在 ToDo 中将 A,B,C 类型事件对应到 1,2,3. D类的就放4,5. 但才刚试用我也还没有执行地很彻底.



我基本上只分两级,所有的todo初始为5,重要的为1。优先级为1的在outlook里都用紫色粗体显示。偶尔会用到优先级3的,不过很少。

紧急程度从due date反映。



再则我的输入可能不像踏网兄那么快, 所以我文字可表達的部份用 ToDo 或 ToDo DA 輸入, 並立即給分類;
抽象或匆忙中记的就在Diddle中先用画的, 画的部份通常会演变成一个idea. 若是图形有必要就用撷图软体抓下来; 若纪录的是文字则再抄送到ToDO.


我的ToDo类别是从不允许 Unfiled 类别存在的. 有 Unfiled 类别存在代表这些内容还未完成处理, 大脑还没将这条项目归类. 那写进Palm中的东西并没有真正从心中清除掉.



呵呵,我的Unfiled类别里的东西就是还未完成处理的东西。因为Unfiled里的todo没有due date,所以在todo plus的fiter里不会显示出来,看上去比较简洁。

不少人用diddlebug收集未完成处理的东西,我觉得多用一个软件,会造成GTD流程的复杂度,而且觉得用todo就很方便,所以……

另外,我输入应该不算非常快。在记录这些想法的时候,我一般是用英文,而且常会用一些简写,所以能比较快的纪录下自己的想法(如果时间充裕,会认真输入)。我一般晚上躺在床上的时候容易胡思乱想(呵呵),这样第二天早上同步到outlook里再整理内容、分类、加due date。所以,我前面说“有一个优秀的桌面端是我对这类软件的一个基本要求”。



这样做的话踏网兄就得(每天/每周)再空个时间出来专门对每条项目作分类.
不过既然Palm都随身带着, 何不在每记一条时就顺便归类排序哩?
我认为将这对每条项目作分类的工作分散有助于将习惯维持下去:)

(僅供參考, 我已经说过没有谁的时间管理系统是完全一样的,我的意见不见得就适合您的情况 )



如果时间充裕、环境允许的话,我会现场在Palm上分类、加due date;如果事情要马上做的,就马上去做。否则这些整理工作就在day review里集中时间做。我day review常常一天多次的。

因为很多临时冒出的想法不是能够现场就做的,所以我觉得迟些再整理并不是大问题。关键是养成随机记录、坚持review的习惯。


在时间管理方面,柯维公司早就有一套名叫PlanPlus for Microsoft outlook的软件,最新版本是2.0SP1,见[url]http://www.franklincovey.com/downloads/planplus/trial.html?c=Home_TextLinks_PlanPlus[/url],包括相应的palm端和ppc端,充分体现了他在著作中的思想

《The 7HABITS of Highly Effective People》,中译《高效能人士的七个习惯》,台译《与成功有约》;
《Author of The 7HABITS of Highly Effective People》,中译《实践七个习惯》,台译《与生活有约》;
《First Things First》,中译《要事第一》,台译《与时间有约》;
《The 7HABITS of Highly Effective Families》,中译《高效能家庭的七个习惯》,台译《与幸福有约》;
《Principle-centered Leadership》,中译《领导者准则》,台译《与领导有约》;
还有他的儿子Sean Covey为青少年所写的通俗易懂版的《The 7HABITS of Highly Effective TEENS》,中译《杰出青少年的七个习惯》,台译《与青春有约》。

只是PlanPlus for Microsoft outlook似乎只能用在英文版的MS outlook上,在中文版的MS outlook上使用会有些不正常palm端正常。

《Getting Things Done》也有Microsoft Outlook的插件,名叫Getting Things Done Outlook Add-In,见[url]http://www.davidco.com/productDetail.php?id=63[/url],也有非官方的palm端,见[url]http://www.mypocket.com.cn/dir6/d2765.htm[/url],
David Allen的《Getting Things Done》的中译为《尽管去做—无压工作的艺术》,台译《搞定!2分钟轻松管理工作与生活》。

踏网兄您说的"用一些简写"指的是用些小标签来提升输入与辨认的速度吗?
我也在待办事项里用了以下的几个小标签:

'>' : speak to
'<' : waitingFor
'@' : email
'~' : relay to
'(r)': read (一般性阅读)
'(R)' : review (个人需要, 论文与杂书要用不同心态看, review 这动作包含了要有心得的要求)
'(w)': write
'(G)' : search google
'(B)' : buy
'(DL)': download soft/game

像寄信给张xx, 这笔就记"@张xx事情".

小标签是不必特别记的. 我同时使用了Teikei DA.
下载Teikei DA, [url]http://www010.upp.so-net.ne.jp/quni/[/url]
然后在Memo的Unfiled类别里加上以下资料:


TeikeiA;标签
@
(R)
(r)
(w)
(G)
(B)
(DL)
>
<
~

2005-11-1 10:02 PM
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